ईमेल पर फैक्स के फायदे और नुकसान

ईमेल के लोकप्रियता में आने से पहले, फैक्स प्रसारण ने लिखित संचार को शीघ्रता से भेजने का एकमात्र तरीका प्रस्तुत किया। वे सैकड़ों या हजारों मील की दूरी पर कुछ ही मिनटों में कागजात और प्रिंटआउट प्रदान कर सकते थे। चूंकि ईमेल व्यापक उपयोग में आ गया है, कुछ कंपनियों ने फैक्स मशीनों को पूरी तरह से छोड़ दिया है। फिर भी, ईमेल संचार पर फ़ैक्स के कुछ लाभ हैं।

कागज की समस्या

चूंकि फैक्स प्रसारण कागज का उपयोग करता है और ईमेल नहीं करता है, कागज के साथ समस्याएं फैक्स संचार को नुकसान पहुंचाती हैं। प्रिंटर की तरह, फ़ैक्स मशीनें पेपर जाम का अनुभव कर सकती हैं। प्रिंटर के विपरीत, ये पेपर जाम फ़ैक्स ट्रांसमिशन को पूरा करने के लिए आवश्यक दो मशीनों में से एक में हो सकते हैं। मूल दस्तावेज़ भेजने वाली फ़ैक्स मशीन में जाम हो सकता है, संभवतः दस्तावेज़ को अनुपयोगी बना देता है यदि जाम काफी गंभीर है। प्राप्त करने वाले छोर पर, मुद्रित किया जा रहा कागज फैक्स मशीन में जाम हो सकता है, जिससे पूरी प्रक्रिया बाधित हो सकती है। रिसीविंग मशीन का कागज भी खत्म हो सकता है, और उस छोर पर मौजूद उपयोगकर्ता को यह एहसास नहीं हो सकता है कि कागज कुछ समय के लिए चला गया है। यह विलंब समय-संवेदी संचार को घंटों या दिनों तक अनुत्तरित रहने का कारण बन सकता है।

एक कदम प्रक्रिया

फ़ैक्स ट्रांसमिशन की सबसे बड़ी ताकत तब होती है जब कोई व्यक्ति हस्ताक्षरित दस्तावेज़ या दस्तावेज़ के साथ काम कर रहा होता है जो केवल हार्ड कॉपी में मौजूद होता है। यदि वह व्यक्ति ईमेल में दस्तावेज़ भेजना चाहता है, तो उसे स्कैनर या मल्टीफ़ंक्शन प्रिंटर के साथ दस्तावेज़ की छवि बनानी होगी। फिर उपयोगकर्ता को स्कैन किए गए दस्तावेज़ को सहेजने के लिए कंप्यूटर की हार्ड ड्राइव पर एक स्थान चुनने से पहले स्कैन की गई छवि को संपादित करना होगा। जब व्यक्ति ईमेल भेजता है, तो स्कैन फ़ाइल ईमेल के साथ संलग्न होनी चाहिए। इसके विपरीत, फ़ैक्स मशीन का उपयोग करने वाला व्यक्ति दस्तावेज़ को केवल मशीन में रखता है और इसे प्राप्त करने वाले पक्ष को भेजने के लिए कुछ कुंजियों को हिट करता है।

संपादन

ईमेल द्वारा भेजे गए दस्तावेज़ों को उपयोगकर्ता द्वारा संपादित किया जा सकता है, जबकि फ़ैक्स द्वारा भेजे गए दस्तावेज़ नहीं कर सकते। उन स्थितियों में जहां दोनों पक्ष किसी प्रोजेक्ट पर सहयोग कर रहे हैं, दस्तावेज़ को संपादित करने की क्षमता उस सहयोग को सुविधाजनक बनाने में मदद करती है, जिससे दोनों उपयोगकर्ताओं को तेज़ी से परिवर्तन करने में आसानी होती है। यदि दोनों पक्ष प्रतिकूल संबंधों में लिप्त हैं, तो फैक्स प्रसारण अधिक आकर्षक हो सकता है। हार्ड-कॉपी फ़ैक्स दस्तावेज़ की प्रकृति दस्तावेज़ को दूसरे पक्ष को बदनाम करने या हेरफेर करने के लिए और अधिक कठिन बना देती है।

मेल

आज कई कंप्यूटर और प्रिंटर फैक्स और ईमेल दोनों भेज सकते हैं। इसका मतलब है कि डिजिटल फाइलें कंप्यूटर से फैक्स मशीन में भेजी जा सकती हैं, जहां इसे हार्ड कॉपी दस्तावेज के रूप में दिया जाता है। ये कंप्यूटर और प्रिंटर फैक्स मशीन से फैक्स ट्रांसमिशन भी प्राप्त कर सकते हैं, जिससे फैक्स और ईमेल दोनों के फायदे मिलते हैं।