इंजीनियरिंग के लिए दस्तावेज़ नियंत्रण प्रक्रिया
एक इंजीनियरिंग सेटिंग में दस्तावेज़ नियंत्रण सर्वोपरि है। यह विशेष रूप से उन विभागों पर लागू होता है जिन्हें अपनी प्रक्रियाओं में शामिल विधियों से संबंधित दस्तावेजों को संग्रहीत करने की आवश्यकता होती है। जिस विभाग को नए काम पर रखने के लिए एक प्रक्रिया की आवश्यकता होती है, निर्माण अंत-प्रक्रिया के लिए, इन दस्तावेजों के निर्माण, संशोधन, गुणवत्ता और अद्यतन को नियंत्रित करने का एक साधन होना आवश्यक है।
दस्तावेज़ नियंत्रण के विविध रूप
इंजीनियरिंग के प्रकार के आधार पर, नियंत्रण की मात्रा और शैली काफी भिन्न होगी। उदाहरण के लिए, सॉफ्टवेयर इंजीनियरिंग के लिए कम यांत्रिक चित्र हो सकते हैं लेकिन शायद अधिक प्रक्रिया आरेख। किसी भी तरह से, प्रक्रिया के लिए एक संरचना होनी चाहिए।
कुछ बुनियादी परिसरों का पालन किया जाना है। सबसे पहले, दस्तावेज़ जारी करने वाले विभाग द्वारा उत्पन्न होते हैं। वे मुख्य रूप से उस विभाग द्वारा उपयोग किए जाते हैं, और अन्य विभागों के पास इस प्रक्रिया में कुछ इनपुट हो सकते हैं। लेकिन समग्र नियंत्रण जारी करने वाले विभाग द्वारा लिया जाना चाहिए।
इसके बाद, लेखकों की एक टीम द्वारा दस्तावेजों का एक सेट बनाया जाना चाहिए। दस्तावेजों की समीक्षा की जानी चाहिए, और इस प्रकार समीक्षकों की एक टीम स्थापित की जानी चाहिए, जिसके पास समीक्षा करने का अधिकार हो और सुधार करने के लिए विषय-ज्ञान हो और अंत में प्रत्येक चरण को मंजूरी दे।
मानक संचालन प्रक्रियाएं
काम के सभी पहलुओं के लिए प्रक्रियाओं को औपचारिक रूप देने के लिए सभी संगठनों में एसओपी (मानक संचालन प्रक्रिया) मौजूद हैं। संगठन के सभी क्षेत्रों के लिए संचालन प्रक्रियाओं को पकड़ना महत्वपूर्ण है। एक निर्माण कंपनी में नए कर्मचारियों को लेने की प्रक्रियाओं से लेकर विशिष्ट संचालन के लिए प्रक्रियाओं तक, प्रत्येक प्रक्रिया महत्वपूर्ण है।
बेशक, एक विभाग एक विशिष्ट प्रक्रिया के लिए एक विशिष्ट एसओपी को जल्दी से पहचानने में सक्षम होना चाहिए। इसका पता लगाना आसान होना चाहिए और औपचारिक दस्तावेज़ नियंत्रण प्रक्रिया को छोड़कर इसे सुरक्षित रूप से संग्रहीत और संपादित करने में असमर्थ होना चाहिए। सभी अद्यतनों को उपयुक्त स्थान पर स्पष्ट रूप से दर्ज किया जाना चाहिए और यह स्पष्ट होना चाहिए कि परिवर्तन किसने किया, इसका कारण और दिनांक और समय यह किया गया था।
दस्तावेजों को नियंत्रित करने के यांत्रिकी
एक एसएमई (विषय वस्तु sxpert) का साक्षात्कार करते समय लिए गए नोट्स के एक सेट से एक दस्तावेज़ बनाया जाएगा और एक तकनीकी लेखक द्वारा एक सुपाठ्य रूप में रखा जाएगा। दस्तावेज़ को फिर समीक्षा के लिए भेजा जाएगा, जहां इसे इस प्रकार के दस्तावेज़ बनाने के लिए मानक दिशानिर्देशों के एक सेट के विरुद्ध मापा जाएगा। इस तरह के एक दस्तावेज़ के निर्माण के दौरान, यह कई अलग-अलग लोगों से होकर गुजरेगा, जो सभी इस प्रक्रिया में अपने अद्वितीय दृष्टिकोण को इनपुट करेंगे। अंत में, दस्तावेज़ अनुमोदन तक पहुंच जाएगा और एक दस्तावेज़ भंडार में संग्रहीत किया जाएगा, जहां किसी को भी इसकी पहुंच की आवश्यकता होगी, वह इसे देख सकेगा।
किसी भी समय, दस्तावेज़ को अद्यतन करने की आवश्यकता हो सकती है। यदि ऐसा है, तो प्रभावी दस्तावेज़ नियंत्रण किसी भी संशोधन, ऐसा करने के कारणों (उदाहरण के लिए, एक फर्मवेयर अपडेट) और परिवर्तन करने वाले व्यक्ति को पकड़ लेगा। अंत में, सभी दस्तावेज़ गुणवत्ता नियंत्रण के अधीन होने चाहिए; यह बार को बनाए रखने के लिए डिज़ाइन किया गया एक अतिरिक्त कदम होगा ताकि दस्तावेजों का मानक एक निश्चित निर्धारित स्तर से नीचे न गिरे।
