फैक्स कवर शीट निर्देश
आप कभी नहीं चाहते कि आपका आउटगोइंग फ़ैक्स रीसाइक्लिंग बिन में समाप्त हो जाए, लेकिन अगर इसे सही तरीके से संबोधित नहीं किया गया तो यह वहीं समाप्त हो सकता है। हमेशा अपने सभी इच्छित प्राप्तकर्ता की जानकारी के साथ एक कवर शीट शामिल करें ताकि आपका फ़ैक्स समय पर वितरित किया जा सके।
अपना स्वयं का टेम्प्लेट बनाना आसान और बेहतर है क्योंकि आप इसे अपनी कंपनी की आवश्यकताओं के अनुसार अनुकूलित कर सकते हैं। एक बार जब आप अपना मूल डिज़ाइन चुन लेते हैं, तो आप अपनी कंपनी का लोगो शामिल कर सकते हैं और/या व्यक्तियों और विभागों के लिए फ़ैक्स कवर शीट को वैयक्तिकृत कर सकते हैं।
अपने वर्ड प्रोसेसिंग प्रोग्राम में एक नया रिक्त टेम्पलेट खोलें।
बहुत स्पष्ट फ़ॉन्ट चुनें। कभी-कभी फ़ैक्स ट्रांसमिशन धुंधला हो सकता है या प्राप्त फ़ैक्स मशीन पर स्याही कम हो सकती है, इसलिए फ़ैक्स कवर शीट को यथासंभव स्पष्ट करना महत्वपूर्ण है। "एरियल" एक सरल और स्पष्ट फ़ॉन्ट है।
हेडर को बड़े अक्षरों में "फैक्स" या "फैक्स कवर शीट" के रूप में शीर्षक दें; बड़े आकार के फ़ॉन्ट का उपयोग करें।
हेडर के नीचे एक छोटे आकार के फॉन्ट में अपनी कंपनी का नाम और पता शामिल करें।
निम्नलिखित के लिए अलग पंक्तियों का प्रयोग करें:
तारीख:**** से:*___ सेवा:*_____ कंपनी:*____ कवर सहित पृष्ठों की संख्या:***** फैक्स नंबर:_****_
जैसा कि ऊपर दिखाया गया है, आप अंडरलाइन भी कर सकते हैं, ताकि उपयोगकर्ता को यह इंगित किया जा सके कि उसे जानकारी कहाँ भरनी चाहिए।
मुख्य भाग "मेमो" या "संदेश" शीर्षक दें। अपने टेम्पलेट को सहेजना सुनिश्चित करें।
जितना आवश्यक हो उतना प्रिंट आउट लें। आपने अपनी फ़ैक्स कवर शीट पूरी कर ली है।
आपको जिन वस्तुओं की आवश्यकता होगी
कागज़
माइक्रोसॉफ्ट वर्ड (या अन्य वर्ड प्रोसेसिंग प्रोग्राम)
संगणक
मुद्रक
टिप्स
यदि आपके पास कंपनी का लोगो या डिज़ाइन है और आपका वर्ड प्रोसेसिंग प्रोग्राम आपको एक तस्वीर जोड़ने देगा, तो यह एक अच्छा स्पर्श जोड़ता है।
आप चाहें तो नीचे "कृपया रीसायकल करें" जैसे नोट जोड़ सकते हैं।
चेतावनी
अगर कंपनी की कोई जानकारी, जैसे फ़ैक्स नंबर या पता बदल गया है, तो अपनी फ़ैक्स शीट को अपडेट रखना सुनिश्चित करें।
अगर फ़ैक्स अत्यावश्यक है तो नोट करना सुनिश्चित करें।
