फैक्स शिष्टाचार

कई व्यवसायों के लिए, फ़ैक्स भेजना और प्राप्त करना एक दैनिक घटना है। फ़ैक्स करना इतना सामान्य है कि आकस्मिक संचार में फिसलना आसान है। कुछ सरल चरणों का पालन करने से आपके फ़ैक्स को पेशेवर दिखने में मदद मिलेगी। उचित फैक्स शिष्टाचार का अभ्यास करने से यह सुनिश्चित होगा कि आपका व्यवसाय उस पेशेवर प्रतिष्ठा को बनाए रखता है जिसे बनाने के लिए आपने बहुत मेहनत की है।

फैक्स भेजना

हमेशा याद रखें कि दस्तावेज़ फ़ैक्स करना एक व्यावसायिक प्रक्रिया है। इसलिए, इन बुनियादी दिशानिर्देशों को ध्यान में रखें:

हमेशा एक कवर पेज शामिल करें, जो किसी भी अनावश्यक जानकारी या कलाकृति से मुक्त हो। कवर शीट पर अपना नाम और संपर्क जानकारी, पृष्ठों की संख्या (फ़ैक्स कवर शीट सहित), इच्छित प्राप्तकर्ता और कोई अन्य प्रासंगिक जानकारी शामिल करें। याद रखें, फ़ैक्स प्राप्तकर्ता केवल वही नहीं हो सकता है जो दस्तावेज़ देखता है, इसलिए फ़ैक्स कवर शीट को पेशेवर रखना सुनिश्चित करें।
अपना फैक्स भेजने के बाद, प्राप्तकर्ता को एक अनुवर्ती कॉल करें। फैक्स में क्या है, इस पर गहन चर्चा की आवश्यकता नहीं है। आप बस पुष्टि कर रहे हैं कि फैक्स प्राप्त हुआ था। इस बातचीत में यह उचित है कि उस व्यक्ति को यह बताएं कि वे अपनी सुविधानुसार फैक्स की गई सामग्री पर किसी भी अनुवर्ती प्रश्न के साथ आपको कॉल करने के लिए स्वतंत्र हैं।
संवेदनशील या गोपनीय जानकारी फ़ैक्स करते समय विवेक का प्रयोग करें। यदि आप व्यक्तिगत प्रकृति की जानकारी भेज रहे हैं, तो कॉल करके व्यक्ति को पहले ही बता दें कि आप फैक्स भेज रहे हैं। इस प्रकार की समस्या से बचने का एक तरीका ऑनलाइन फ़ैक्सिंग सेवा का उपयोग करना है। ये सेवाएं सीधे व्यक्तिगत कंप्यूटर पर फैक्स भेजती हैं।
अवांछित सामग्री भेजने से सावधान रहें। हर कोई जो किसी कार्यालय में काम करता है, वह जानता है कि कम लागत वाले स्वास्थ्य बीमा और हवाई की रियायती यात्राओं के वे विज्ञापन कितने कष्टप्रद हो सकते हैं। यदि आप अपने ग्राहकों को अवांछित फ़ैक्स भेजते हैं, तो ऐसा केवल दुर्लभ अवसर पर ही करें जब इसकी आवश्यकता हो। यदि आपको किसी प्राप्तकर्ता से ऐसे फ़ैक्स प्राप्त न करने का अनुरोध मिलता है, तो उनकी इच्छाओं का सम्मान करें और उन्हें अपनी सूची से हटा दें।

फैक्स प्राप्त करना

फ़ैक्स भेजने की तरह, फ़ैक्स प्राप्त करने के लिए भी शिष्टाचार नियम हैं:

प्राप्त गोपनीय फ़ैक्स की गोपनीयता का सम्मान करें। अपने सहकर्मियों के साथ व्यक्तिगत जानकारी साझा न करें जो केवल आपके देखने के लिए थी।
संवेदनशील फ़ैक्स को ऐसे स्थान पर न रखें जहाँ अन्य लोग उन्हें संभावित रूप से देख सकें। फैक्स के साथ वैसा ही व्यवहार करें जैसा आप किसी अन्य गोपनीय कागजी कार्रवाई के साथ करेंगे।
यदि आपको गलती से फैक्स प्राप्त होता है, तो प्रेषक को कॉल करके इसकी जानकारी दें। आमतौर पर, यह अनुरोध किया जाता है कि आप गलती से प्राप्त किसी भी फ़ैक्स को नष्ट कर दें।