पीडीएफ फाइलों को कैसे संग्रहित करें

चूंकि इलेक्ट्रॉनिक रिकॉर्ड प्रारूप इतनी तेज़ी से बदलते हैं और फ़ाइल प्रारूप केवल कुछ कार्यक्रमों द्वारा ही खोले जा सकते हैं, इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ों को संग्रहीत करने के लिए मालिकाना सॉफ़्टवेयर प्रोग्राम पर भरोसा करने की अनिच्छा रही है। हालांकि पीडीएफ प्रारूप का आविष्कार एडोब द्वारा किया गया था, पीडीएफ दस्तावेज़ को पढ़ने और संपादित करने के लिए विनिर्देश तीसरे पक्ष के डेवलपर्स के लिए उपलब्ध हैं और उपयोगकर्ताओं को दस्तावेज़ खोलने के लिए एडोब पर भरोसा करने की आवश्यकता नहीं है। इस कारण से, पुरालेखपालों ने इलेक्ट्रॉनिक अभिलेखों को संग्रहित करने के लिए PDF/A फ़ाइल स्वरूप पर भरोसा करना शुरू कर दिया है।

चरण 1

नियमित PDF और PDF/A के बीच के अंतर को समझें। मानकीकरण के लिए अंतर्राष्ट्रीय संगठन के अनुसार, पीडीएफ / ए पीडीएफ पर आधारित एक फ़ाइल प्रारूप है, जो "इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेजों का प्रतिनिधित्व करने के लिए एक तंत्र प्रदान करता है जो समय के साथ उनके दृश्य स्वरूप को संरक्षित करता है, बनाने, भंडारण के लिए उपयोग किए जाने वाले उपकरणों और प्रणालियों से स्वतंत्र होता है। या फाइलों को प्रस्तुत करना।" एक पीडीएफ/ए फाइल एक स्थायी पीडीएफ है जिसे इस तरह प्रारूपित किया जाता है कि इसे एक ही रूप में लंबे समय तक पुनर्प्राप्त किया जा सकता है।

चरण दो

वह PDF दस्तावेज़ खोलें जिसे आप Adobe Acrobat 8.0 या उच्चतर या किसी तृतीय पक्ष स्रोत संपादक में संग्रहीत करना चाहते हैं। पीडीएफ बनाने वाले सॉफ्टवेयर की पूरी सूची के लिए संसाधन 1 देखें।

चरण 3

समीक्षा करें कि पीडीएफ में कौन से तत्व हैं। पीडीएफ/ए प्रारूप के साथ पीडीएफ के संगत होने के लिए इसे 100 प्रतिशत समाहित करना होगा, जिसका अर्थ है कि दस्तावेज़ को देखने के लिए किसी बाहरी तत्व की आवश्यकता नहीं है। दस्तावेज़ में फ़ॉन्ट, चित्र, ग्राफिक्स और रंग एम्बेड करने की आवश्यकता है। एडोब डिस्टिलर में, मेनू बार के शीर्ष पर सेटिंग्स पर क्लिक करें और पीडीएफ सेटिंग्स संपादित करें चुनें। यहां, आपके पास फोंट छवियों और रंग को एम्बेड करने का विकल्प होगा। वीडियो और ऑडियो तत्वों को पीडीएफ/ए में शामिल नहीं किया जा सकता है।

चरण 4

दस्तावेज़ में इनपुट मेटाडेटा ताकि इसे खोजा जा सके। पीडीएफ मेटाडेटा में कीवर्ड, उपयोग किए गए पीडीएफ का संस्करण और पीडीएफ दस्तावेज़ बनाने वाले प्रोग्राम का नाम शामिल है। Adobe Acrobat में मेटाडेटा इनपुट करने के लिए, शीर्ष टूलबार में उन्नत पर क्लिक करें। ड्रॉपडाउन मेनू से दस्तावेज़ मेटाडेटा पर क्लिक करें।

दस्तावेज़ को एक संग्रह में सहेजें। एक संग्रह एक सुरक्षित बाहरी सर्वर, हार्ड ड्राइव या एक गोल्ड डीवीडी हो सकता है। जिस मीडिया को आप अपने अभिलेखीय PDF को संग्रहीत करने का निर्णय लेते हैं, वह इस बात पर निर्भर करेगा कि आपके कार्यालय या घर में सबसे सुरक्षित क्या है।