फैक्स कवर शीट को कैसे पूरा करें

हालांकि विश्वास करना कठिन है, फैक्स मशीन, या प्रतिकृति, 1843 की है, जब इसका आविष्कार अलेक्जेंडर बैन ने किया था। टेलीफोन को अगले 33 वर्षों तक पेटेंट नहीं कराया जाएगा। ईमेल के इस युग में और दस्तावेज़ों को ईमेल करने की क्षमता में, अभी भी कभी-कभी फ़ैक्स भेजने की आवश्यकता होती है। प्रत्येक फैक्स के साथ एक कवर शीट भेजी जानी चाहिए और एक मूल कवर शीट को स्थापित करना आसान है।

दस्तावेज़ बनाने के लिए आपके द्वारा उपयोग किया जाने वाला सॉफ़्टवेयर खोलें, और एक नए, रिक्त दस्तावेज़ से प्रारंभ करें। आप अपने फ़ैक्स के लिए एक टेम्पलेट का उपयोग कर सकते हैं, लेकिन अभी के लिए आप इसे बिल्कुल नए सिरे से बनाएंगे ताकि आपको मूल प्रारूप का पता चल सके।

पृष्ठ के शीर्ष पर "प्रति:" लिखें जिसके बाद आप फैक्स भेज रहे हैं। यदि यह किसी व्यवसाय या संगठन के लिए है, तो "प्रति" के बाद व्यवसाय या संगठन के नाम का उपयोग करें। यदि फ़ैक्स को व्यवसाय या संगठन के किसी विशिष्ट व्यक्ति के पास जाना है, तो अगली पंक्ति में आप "Attn:" का उपयोग कर सकते हैं, उसके बाद व्यक्ति का नाम। यदि आप किसी व्यक्ति को फैक्स भेज रहे हैं, तो बस "प्रति" के बाद उस व्यक्ति का नाम लिखें।

जिस व्यवसाय, संगठन या व्यक्ति को आप फैक्स भेज रहे हैं, उसका फैक्स नंबर नाम के नीचे "फैक्स नंबर:" और उसके बाद नंबर लिखें। यह सुनिश्चित करने के लिए है कि यदि फैक्स गलत स्थान पर समाप्त हो जाता है क्योंकि आपके पास गलत नंबर है या गलत नंबरों पर पंच किया गया है, तो फैक्स प्राप्त करने वाला व्यक्ति आपको गलती की सूचना दे सकता है।

कवर पेज सहित फैक्स में जितने पेज होंगे, उतने पेज लिखें। यह पंक्ति केवल "पृष्ठों की संख्या:" पढ़ेगी, जिसके बाद फ़ैक्स के पृष्ठों की संख्या होगी।

अपना संपर्क विवरण शामिल करें, जैसे आपका नाम, आपका फ़ैक्स नंबर और फ़ोन नंबर, ताकि फ़ैक्स प्राप्त करने वाला आपसे वापस मिल सके। यह फ़ैक्स कवर शीट का "प्रेषक:" भाग है।

"टू:" और "फ्रॉम:" भागों के बाद "मैसेज:" सेक्शन हो सकता है, जहां आप लिख सकते हैं कि फैक्स में क्या है और फैक्स से संबंधित कोई भी प्रासंगिक जानकारी है। अब आपने एक साधारण फ़ैक्स कवर शीट बना ली है जिसमें सभी आवश्यक जानकारी है।

टिप्स

ऊपर एक साधारण कवर शीट है जिसे कुछ मिनटों में बनाया जा सकता है। अधिकांश वर्ड प्रोसेसिंग सॉफ्टवेयर में फैक्स टेम्प्लेट होते हैं जिनका आप उपयोग कर सकते हैं। यदि आप जिस सॉफ़्टवेयर का उपयोग कर रहे हैं, उसमें फ़ैक्स टेम्प्लेट नहीं हैं, तो इंटरनेट पर मुफ़्त फ़ैक्स कवर शीट वाली कुछ साइटें हैं।