फ्री में फैक्स कवर शीट कैसे बनाएं

फैक्स कई उद्योगों में महत्वपूर्ण दस्तावेज हैं क्योंकि वे एक हस्ताक्षर की कानूनी प्रतिकृति प्रदान करते हैं। उदाहरण के लिए, वे आयात-निर्यात उद्योग में कानूनी दस्तावेज के रूप में काम करते हैं, जहां पार्टियां अक्सर हजारों मील दूर स्थित होती हैं। फ़ैक्स के बारे में एक नकारात्मक बात यह है कि वे आसानी से खो सकते हैं या गलत जगह पर भेजे जा सकते हैं जब तक कि वे प्राप्तकर्ताओं को विशिष्ट निर्देश प्रदान नहीं करते हैं। यह वह जगह है जहां एक फैक्स कवर शीट आती है। फैक्स कवर शीट कागज के एक खाली टुकड़े पर हस्तलिखित निर्देशों से लेकर कंपनी के लोगो के साथ पेशेवर रूप से डिजाइन किए गए फॉर्म, नामों के लिए आइटम वाले स्थान, फोन नंबर, बुनियादी विवरण के लिए चेक-बॉक्स और एक जगह हो सकती है। निर्देश लिखने के लिए। अपनी खुद की फैक्स कवर शीट मुफ्त में बनाना एक सरल प्रक्रिया है।

फैक्स कवर शीट्स के मुक्त स्रोत

यह देखने के लिए अपने वर्ड प्रोसेसिंग सॉफ़्टवेयर की जाँच करें कि क्या इसमें फ़ैक्स कवर शीट के निःशुल्क टेम्प्लेट हैं, जो आपके कंप्यूटर को टेम्प्लेट के लिए खोज कर पाए जा सकते हैं। उदाहरण के लिए, Microsoft Word टेम्पलेट प्रदान करता है (संसाधन देखें)। यदि आप Microsoft Word का उपयोग करते हैं, तो Microsoft टेम्प्लेट, खोले जाने पर, आपके कंप्यूटर में सहेजे जा सकते हैं।

अपने वर्ड प्रोसेसिंग प्रोग्राम का उपयोग करके और एक मूल प्रारूप का पालन करते हुए अपना स्वयं का फैक्स कवर शीट बनाएं।

यदि आपके पास कंप्यूटर नहीं है तो अपनी स्वयं की फ़ैक्स कवर शीट हस्तलिखित करें। इससे काम तो हो जाता है, लेकिन इसमें डिजिटल रूप से डिज़ाइन की गई कवर शीट की पेशेवर अपील नहीं होती है।

फैक्स कवर शीट का प्रारूप

"फैक्स" या "फैक्स ट्रांसमिशन कवर शीट" शब्द को अपनी शीट के शीर्ष पर बड़े अक्षरों में रखें। यह आपके द्वारा भेजे जा रहे दस्तावेज़ से अलग, कवर शीट के रूप में इसकी पहचान करता है।

इस क्रम में निम्नलिखित शीर्षकों को छोड़ दें, प्रत्येक के बीच एक पंक्ति को छोड़ दें: "दिनांक:", "प्रेषक:", "प्रेषक का फ़ोन:" और "वापसी फ़ैक्स नंबर:" ये फ़ैक्स के स्रोत की पहचान करते हैं ताकि इसे आसानी से देखा जा सके यदि प्राप्तकर्ता इसकी प्रतीक्षा कर रहा है। उनमें प्रेषक की आवश्यक संपर्क जानकारी भी होती है।

दो या तीन पंक्तियों को छोड़ें और इन शीर्षकों के साथ जारी रखें: "टू:", "फ़ैक्स नंबर:" और "फ़ोन नंबर:" प्राप्तकर्ता की पहचान करना सुनिश्चित करता है कि फ़ैक्स इसे सही गंतव्य पर ले जाता है। प्राप्तकर्ता का फ़ैक्स नंबर डालने से फ़ैक्स मशीन में नोटों को साथ रखे बिना उचित संख्या को कुंजी करना आसान हो जाता है। प्राप्तकर्ता का संपर्क फ़ोन नंबर होने से प्रेषक को फ़ैक्स प्राप्त होने या ट्रांसमिशन में दूषित होने की पुष्टि करने के लिए एक त्वरित कॉल करने की अनुमति मिलती है।

कुछ पंक्तियों को छोड़ें और एक शीर्षक जोड़ें जो कहता है, "कवर सहित पृष्ठों की संख्या:" यह बताते हुए कि पृष्ठों की संख्या में कवर शीट शामिल है, भ्रम को समाप्त करता है।

दो या तीन पंक्तियों को छोड़ें और "विषय:" शीर्षक को सूचीबद्ध करें, यह वह जगह है जहां प्रेषक संलग्न दस्तावेज़ को संक्षेप में समझा सकता है।

शीर्षक "नोट्स:" को "विषय" के अंतर्गत रखें ताकि प्रेषक निर्देश लिख सके जैसे "श्रीमती जोन्स को तत्काल वितरित करें" या "जब आप इसे प्राप्त करें तो मुझे कॉल करें" या "कृपया इसे जांचें, हस्ताक्षर करें और वापस फ़ैक्स करें।"

टिप्स

फैक्स कवर शीट का सबसे महत्वपूर्ण गुण स्पष्टता है। यदि आप किसी वर्ड प्रोसेसिंग प्रोग्राम में शीट बना रहे हैं तो शीर्षकों को बोल्ड करें। यदि आप शीट को हाथ से लिख रहे हैं, तो स्पष्ट रूप से प्रिंट करें और शीर्षकों को रेखांकित करें।