एक कवर फैक्स शीट कैसे भरें

फ़ैक्सिंग की तुलना में, ईमेल एक बिंदु से दूसरे स्थान पर जानकारी प्राप्त करने का एक अधिक सुविधाजनक तरीका है। लेकिन आपको फ़ैक्स मशीन को एक आवश्यक कार्यालय उपकरण के रूप में अभी तक चरणबद्ध नहीं करना चाहिए। निश्चित रूप से, कभी-कभी जाम की गई मशीन, व्यस्त सिग्नल और लापता पृष्ठ है, लेकिन फ़ैक्स मशीन उपयोग करने लायक हैं और इसके फायदे हैं: बड़े दस्तावेज़ भेजे जा सकते हैं, कुछ लोग उन्हें व्यावसायिक संचार के अधिक पेशेवर रूप के रूप में देखते हैं, और फ़ैक्स पर हस्ताक्षरित हस्ताक्षर वैध हैं .

फैक्स कवर शीट के प्रति और प्रेषक अनुभागों में प्राप्तकर्ता और फैक्स भेजने वाले का नाम लिखें।

अपना फोन और फैक्स नंबर उचित फैक्स और फोन नंबर में लिखें। खेत। यह उस स्थिति में मददगार होता है जब प्राप्तकर्ता को कॉल या फैक्स वापस करना चाहिए।

कुल संख्या में कवर शीट सहित फैक्स में शामिल पृष्ठों की कुल संख्या डालें। पृष्ठों का या कवर शीट का नंबर अनुभाग। यह प्राप्तकर्ता को बताता है कि उन्हें फ़ैक्स में कितने पृष्ठ प्राप्त होने की उम्मीद करनी चाहिए।

कवर शीट के आरई अनुभाग में फैक्स के उद्देश्य का वर्णन करते हुए एक से तीन शब्द लिखें। यदि लागू हो तो एक संदर्भ संख्या शामिल करें।

उपयुक्त बॉक्स भरें या फैक्स की तात्कालिकता या प्राप्तकर्ता से आपकी प्रतिक्रिया की इच्छा को इंगित करते हुए उपयुक्त शब्द विवरण को गोल करें।

अधिकांश फ़ैक्स में प्रतिक्रिया विवरणक शामिल होते हैं, जैसे: समीक्षा के लिए (कोई कार्रवाई आवश्यक नहीं), कृपया टिप्पणी करें (प्रतिक्रिया आवश्यक), तत्काल (तुरंत संभालें), गोपनीय (केवल कुछ आंखों के लिए), या कृपया उत्तर दें (प्रतिक्रिया आवश्यक)।

फैक्स कवर शीट के खाली निचले भाग (टिप्पणियां) में कोई भी अतिरिक्त नोट या निर्देश लिखें, जिसे आप प्राप्तकर्ता को पढ़ना या जानना चाहते हैं।

फ़ैक्स की समीक्षा करने और कवर शीट के सभी प्रासंगिक अनुभागों को पूरा करना सुनिश्चित करने के बाद, शीट के शीर्ष पर फैक्स भेजने की तिथि डालें।