फ़ैक्स के लिए प्रारूप कैसे करें

कोई भी सेट फैक्स प्रारूप हर स्थिति में फिट नहीं बैठता है। हालांकि, कुछ सामान्य दिशानिर्देशों का पालन करने से फ़ैक्स प्राप्तकर्ता को फ़ैक्स पर शीघ्रता से जानकारी का पता लगाने में मदद मिलेगी। ये दिशानिर्देश यह भी सुनिश्चित करेंगे कि फ़ैक्स के आने पर प्राप्तकर्ता को कोई समस्या नहीं होगी और जब आप इसे भेजते हैं तो आप समस्याओं से बचेंगे।

अपने फ़ैक्स को 10 से 12 पृष्ठों तक लंबा रखें। कई छोटे कार्यालय की फ़ैक्स मशीनें एक समय में बहुत अधिक पृष्ठों को संभाल नहीं सकती हैं। बड़े फ़ैक्स फ़ैक्स मशीनों के साथ साझा की गई फ़ोन लाइनों को भी जोड़ते हैं। यदि आपको १० से १२ पृष्ठ से अधिक भेजना है, तो अपने फ़ैक्स को कई बैचों में विभाजित करें। प्राप्तकर्ता को आपसे एक से अधिक फ़ैक्स की अपेक्षा करने के लिए कहें।

कम पृष्ठ प्राप्त करने में आपकी सहायता के लिए पृष्ठ मार्जिन या फ़ॉन्ट आकार समायोजित करें। हालांकि, याद रखें कि छोटे फ़ॉन्ट आकार पढ़ने में बहुत आसान नहीं हो सकते हैं और छोटे मार्जिन गैर-पेशेवर दिख सकते हैं, जैसा कि रिज्यूमे में होता है। कम से कम 11-बिंदु फ़ॉन्ट का प्रयोग करें।

जब संभव हो तो फ़ैक्स को व्यावसायिक-पत्र प्रारूप में लिखें। यदि संभव हो तो मार्जिन बायीं और दायीं तरफ एक इंच और ऊपर और नीचे डेढ़ इंच होना चाहिए। अपने पत्र को सिंगल-स्पेस करें, पैराग्राफ के बीच डबल स्पेसिंग। अभिवादन से पहले प्रेषक और प्राप्तकर्ता के लिए शीर्ष पर एक तिथि रेखा और पता ब्लॉक शामिल करें। प्रेषक का पता ब्लॉक पहले जाता है।

अपने फ़ैक्स के साथ एक कवर पेज शामिल करें। कवर पेज को एक निश्चित लेआउट प्रारूप का पालन करने की आवश्यकता नहीं है, लेकिन इसमें प्रेषक और प्राप्तकर्ता दोनों की संपर्क जानकारी, फैक्स में कितने पेज हैं और फैक्स क्या है, यह बताते हुए एक विषय पंक्ति शामिल होनी चाहिए। फ़ैक्स के संबंध में किसी भी व्यक्तिगत टिप्पणी के लिए कुछ पंक्तियाँ भी जोड़ें। संपर्क जानकारी में व्यक्तियों और कंपनियों के नाम, विभाग के नाम, पते, ईमेल पते और फोन नंबर शामिल हो सकते हैं। कवर लेटर पढ़ने में आसान होना चाहिए ताकि प्राप्तकर्ता को उस पर तुरंत जानकारी मिल सके।

यदि संभव हो तो ग्राफिक्स के साथ फैक्स भेजने से बचें। उन्हें भेजने और प्राप्त करने में बहुत अधिक समय लगता है, और वे बहुत अधिक स्याही बर्बाद करते हैं। साथ ही, खराब गुणवत्ता वाली छपाई के कारण वे आमतौर पर फ़ैक्स पर बहुत अच्छी तरह से दिखाई नहीं देते हैं।