गोपनीय फैक्स कवर शीट कैसे बनाएं

आप यह सोचने वाले पहले व्यावसायिक पेशेवर नहीं होंगे कि किसी गोपनीय प्रतिकृति संचरण को सर्वोत्तम तरीके से कैसे संभाला जाए। इसे "गोपनीय" लेबल करें और आप अनजाने में जिज्ञासा और किसी की गोपनीयता पर आक्रमण को आमंत्रित कर सकते हैं। इसे छोड़ दें और परिणाम और भी बुरे हो सकते हैं। फ़ैक्स कवर शीट पर अपने फ़ैक्स को "गोपनीय" के रूप में प्रमुखता से लेबल करके दोनों मामलों को संबोधित करें। फिर शीट के निचले भाग पर एक गोपनीय पादलेख संदेश लिखकर आंखों की रोशनी बंद करने की चेतावनी में कुछ दांत डालें।

अपने वर्ड प्रोसेसिंग प्रोग्राम में 1 इंच के मार्जिन के साथ एक नया दस्तावेज़ बनाएं। यदि लागू हो, तो पृष्ठ के शीर्ष पर अपना व्यावसायिक लोगो डालें।

पृष्ठ के शीर्ष पर बोल्ड अक्षरों में "गोपनीय" शब्द को केंद्र में रखें। जोर देने के लिए अक्षरों को बड़ा करें। नीचे और बीच में, त्वरित पहचान के लिए "फ़ैक्स," "फ़ैक्स कवर शीट" या "फ़ैक्स ट्रांसमिटल" शब्द रखें।

कवर शीट के बाईं ओर "दिनांक:" "समय:" और "कवर शीट सहित पृष्ठों की संख्या:" लिखें। दो बार स्पेस दें और अलग-अलग पंक्तियों में "पता:" "फैक्स नंबर:" और "फोन नंबर:" लिखें। दो बार फिर से स्पेस दें और अलग-अलग पंक्तियों में "प्रेषक:" "फैक्स नंबर:" और "फोन नंबर:" लिखें। फ़ैक्स और फ़ोन नंबरों को शामिल करना आपके ठिकानों को कवर करने का एक स्मार्ट तरीका है, खासकर अगर फ़ैक्स खो जाता है, गुम हो जाता है या कभी नहीं आता है। यदि कोई नंबर गलत है या दो नंबर ट्रांसपोज़ किए गए हैं, तो आप भविष्य के फ़ैक्स ट्रांसमिशन में त्रुटि को ठीक कर सकते हैं।

अपनी फ़ैक्स कवर शीट को एक ऐसे अनुभाग के साथ वैयक्तिकृत करें जो आपकी व्यावसायिक आवश्यकताओं के अनुकूल हो। उदाहरण के लिए, यदि आप नियमित रूप से उसी व्यक्ति या विभाग को फ़ैक्स भेजते हैं, तो आप "रूटिंग जानकारी" या "अगले चरण" शीर्षक वाला एक बॉक्स बना सकते हैं। या, "टिप्पणियां" अनुभाग बनाकर अपने विकल्प खुले रखें ताकि आप एक नोट या निर्देश हाथ से लिख सकें, जैसे, "कृपया मुझे इस फ़ैक्स की प्राप्ति सत्यापित करने के लिए तुरंत फ़ोन करें।"

फ़ैक्स कवर शीट के नीचे एक पाद लेख संदेश लिखें। एक गोपनीय चेतावनी के समान जो आप कुछ ई-मेल पर देखते हैं, इस संदेश में यह बताना चाहिए कि फैक्स: गोपनीय है; केवल अभिभाषक के लिए अभिप्रेत है; और इसमें ऐसी जानकारी शामिल है जिसका "प्रकटीकरण, नकल, उपयोग या वितरण" प्रतिबंधित है। यह भी अनुरोध करना चाहिए कि प्रेषक को एक गलत रसीद के बारे में सूचित किया जाए - फैक्स कवर शीट के शीर्ष पर एक फोन नंबर की आपूर्ति करने का एक और अच्छा कारण।