डेटाबेस के रूप में एक्सेल का उपयोग कैसे करें

वही सारणीबद्ध प्रारूप जो एक्सेल संख्याओं और सूत्रों को संग्रहीत करने के लिए उपयोग करता है, का उपयोग आपके व्यवसाय या व्यक्तिगत उपयोग के लिए खोज योग्य डेटाबेस बनाने के लिए भी किया जा सकता है। एक्सेल वर्कशीट कॉलम डेटाबेस में फ़ील्ड की तरह कार्य कर सकते हैं जो आपके द्वारा संग्रहीत की जाने वाली जानकारी के गुणों या विशेषताओं का वर्णन करते हैं। प्रत्येक वर्कशीट पंक्ति डेटाबेस में किसी आइटम के रिकॉर्ड या पूर्ण विवरण का प्रतिनिधित्व करती है। एक बार जब आप अपना डेटाबेस बना लेते हैं, तो आप एक्सेल के फॉर्म टूल का उपयोग करके अतिरिक्त आइटम जोड़ सकते हैं या अपनी प्रविष्टियों में स्क्रॉल कर सकते हैं।

अपने डेटाबेस को पॉप्युलेट करें

चरण 1

अपने डेटाबेस के रूप में उपयोग करने के लिए एक नया, रिक्त कार्यपत्रक खोलें।

चरण दो

अपने डेटाबेस में प्रत्येक फ़ील्ड के लिए अलग-अलग कॉलम में एक अद्वितीय नाम टाइप करें। प्रत्येक वर्कशीट कॉलम में आपके द्वारा स्टोर किए जाने वाले प्रत्येक आइटम के बारे में थोड़ी जानकारी होगी। उदाहरण के लिए, यदि आप प्रत्येक सीडी के शीर्षक, कलाकार का नाम, शैली और रिलीज़ वर्ष के साथ अपने संगीत का डेटाबेस बनाना चाहते हैं, तो सेल A1 में "शीर्षक" टाइप करें, B1 में "कलाकार", C1 में "शैली" और D1 में "वर्ष"। सामूहिक रूप से, फ़ील्ड एक डेटाबेस तालिका का प्रतिनिधित्व करते हैं।

अपने डेटाबेस में प्रत्येक आइटम के लिए डेटा टाइप करें। उदाहरण के लिए, यदि आपके पास 2001 की बोस्टन पॉप्स सीडी है जिसे "बेस्ट ऑफ ब्रॉडवे" कहा जाता है, तो "टाइटल" कॉलम के भीतर एक पंक्ति में "बेस्ट ऑफ ब्रॉडवे" टाइप करें, "आर्टिस्ट," "ब्रॉडवे" के तहत उसी पंक्ति में "बोस्टन पॉप्स" "वर्ष" कॉलम में "शैली" और फिर "2001" के अंतर्गत। आपके द्वारा अपनी स्प्रैडशीट में जोड़ी जाने वाली प्रत्येक पंक्ति एक नए डेटाबेस रिकॉर्ड का प्रतिनिधित्व करती है।

प्रपत्र टूल का उपयोग करके नए रिकॉर्ड जोड़ें

चरण 1

"होम" बटन, "विकल्प" और फिर "क्विक एक्सेस टूलबार" पर क्लिक करें।

चरण दो

ड्रॉप-डाउन सूची में "से आदेश चुनें" से "सभी आदेश" चुनें।

चरण 3

क्विक एक्सेस टूलबार में फॉर्म बटन जोड़ने के लिए "फॉर्म," "जोड़ें" और फिर "ओके" पर क्लिक करें।

चरण 4

अपने डेटाबेस में किसी भी अधिकृत सेल पर क्लिक करें और फिर "फॉर्म" बटन पर क्लिक करें। एक्सेल स्वचालित रूप से आपके डेटाबेस फ़ील्ड्स और उसके पहले रिकॉर्ड वाले फॉर्म को जेनरेट करता है।

प्रपत्र के साथ अपने डेटाबेस में एक नया आइटम जोड़ें। "नया" पर क्लिक करें, नए रिकॉर्ड के प्रत्येक क्षेत्र के लिए डेटा टाइप करें और फिर "बंद करें" पर क्लिक करें।