आपके वॉयस मेल पर कहने के लिए चीजें

कॉल करने वाले कई कारणों से आपके वॉइस मेल पर संदेश छोड़ सकते हैं। कुछ संदेश महत्वपूर्ण व्यावसायिक जानकारी और संपर्कों के अनुकूल अनुस्मारक हो सकते हैं। आप अपने वॉयस मेल संदेश पर जो बातें कहते हैं, चाहे वह व्यक्तिगत वॉयस मेल हो या व्यावसायिक वॉयस मेल, कॉल करने वालों से आपको किस तरह की जानकारी वापस मिलती है, इसमें महत्वपूर्ण भूमिका निभाएंगी। कुछ बुनियादी जानकारी है जिसे आपको हमेशा अपने वॉइस मेल में शामिल करना चाहिए।

प्रेषित संदेश

एक आउटगोइंग संदेश छोड़ते समय सबसे पहले आपको अपना नाम, संगठन और टेलीफोन नंबर की पहचान करनी चाहिए। दूसरी चीज जो आपको करनी चाहिए वह है आपको उपलब्धता का पता। उदाहरण के लिए, आप यह कहना चाह सकते हैं कि आप उपलब्ध नहीं हैं और समय और दिन दें कि आप वापस आ जाएंगे। अंत में, वॉयस मेल पर आप जिस प्रकार की जानकारी वापस चाहते हैं, जैसे नाम, कंपनी, नंबर और संभवतः एक संदेश का विवरण दें। एक सामान्य आउटगोइंग वॉयस मेल इस तरह लग सकता है: "मैं 555-555-5555 पर सैम्पसन, इंक। के साथ बॉब स्मिथ हूं। मैं आज 4 बजे तक उपलब्ध नहीं रहूंगा, लेकिन कृपया अपना नाम, कंपनी और नंबर छोड़ दें और मैं आपका फोन कॉल तुरंत वापस कर दूंगा। धन्यवाद।" संक्षिप्त होना याद रखें और कॉल करने वाले को स्पष्ट, संक्षिप्त निर्देश दें।

समस्याओं से बचें

कॉल करने वाले कभी-कभी गलत नंबर पर कॉल कर सकते हैं। अपने आउटगोइंग संदेश पर अपना नाम, संगठन और फोन नंबर न बताकर, आप अक्सर ऐसे संदेश प्राप्त कर सकते हैं जो आपके लिए अभिप्रेत नहीं हैं। यह जानकारी बताकर, आप सुनिश्चित करते हैं कि कॉल करने वाले को पता है कि वे सही व्यक्ति तक पहुंचे हैं या सही नंबर डायल किया है। आप अपने कॉलर को संदेश छोड़ने के लिए प्रोत्साहित कर सकते हैं या नहीं भी कर सकते हैं। यदि आप उन्हें संदेश छोड़ने के लिए प्रोत्साहित नहीं करते हैं, तो आपके लिए फोन कॉल के महत्व को आंकना मुश्किल होगा। यदि आपको कई ध्वनि मेल संदेश प्राप्त होते हैं, तो वे संदेश यह निर्धारित करने के लिए महत्वपूर्ण हैं कि कौन से फ़ोन कॉल तुरंत वापस आएंगे और वापसी फ़ोन कॉल की तैयारी कैसे करें। यदि आप संदेशों को प्रोत्साहित करते हैं, तो आपको कॉल करने वाले को संक्षिप्त होने या संदेश को सारांशित करने के लिए कहना चाहिए। लंबे संदेश स्पष्टीकरण वाले वॉयस मेल बोझिल हो सकते हैं या आवश्यक नहीं हो सकते हैं, इस प्रकार आपका समय बर्बाद होता है।

ई-मेल, सोशल मीडिया जोड़ें

चूंकि सोशल मीडिया के माध्यम से बहुत सारी जानकारी साझा की जाती है, इसलिए आपको अपने आउटगोइंग संदेश में ऑनलाइन संपर्क जानकारी जोड़ने पर विचार करना चाहिए। सोशल मीडिया कॉन्टैक्ट्स को छोड़ने की चुनौती कॉलर को यह समझने में हो रही है कि उसे कहां छोड़ना है। इसके लिए आपको अपना नाम बताना होगा और यह नहीं मान लेना चाहिए कि फोन करने वाला जानता है। यदि आप चाहते हैं कि कोई कॉलर आपके ई-मेल पते पर एक संदेश छोड़े, तो आप कह सकते हैं "आप मुझे बॉब स्मिथ पर सैम्पसन डॉट कॉम पर एक ई-मेल पता छोड़ सकते हैं" या "आप बॉबस्मिथ पर एक संदेश छोड़ सकते हैं" सैम्पसन डॉट कॉम पर।" अपने सर्वोत्तम निर्णय का उपयोग करें लेकिन अपना नाम और आपकी कंपनी का नाम लिखने से कॉल करने वाले को जानकारी को सही करने में सबसे अच्छा शॉट मिलता है। फेसबुक या ट्विटर जैसे यूआरएल पते का उल्लेख करना एक अच्छा विचार नहीं है क्योंकि वे भ्रमित हो सकते हैं। अगर आपको लगता है कि वे आपको संदेश छोड़ने के लिए सबसे अच्छी जगह हैं, तो अपने आउटगोइंग संदेश पर कहें, "आप मुझे मेरे फेसबुक पेज पर एक संदेश भी छोड़ सकते हैं।"