दस्तावेज़ प्रबंधन प्रणाली के फायदे और नुकसान

दस्तावेज़ प्रबंधन प्रणालियाँ इलेक्ट्रॉनिक सिस्टम हैं जिन्हें दस्तावेज़ों के प्रबंधन, भंडारण, वितरण और संग्रह के लिए डिज़ाइन किया गया है। ये सिस्टम व्यवसायों और शैक्षिक प्रणालियों में आम हैं और डिजिटल फाइलिंग कैबिनेट के रूप में कार्य करते हैं। दस्तावेज़ प्रबंधन प्रणालियों को "सामग्री प्रबंधन प्रणाली" के रूप में भी जाना जाता है क्योंकि वे दस्तावेज़ों के अलावा ऑडियो, वीडियो और अन्य मीडिया प्रकारों को संग्रहीत कर सकते हैं।

भौतिक स्थान

दस्तावेज़ प्रबंधन प्रणाली अक्सर सर्वर या अन्य शक्तिशाली कंप्यूटर सिस्टम पर जानकारी संग्रहीत करती है। ये इलेक्ट्रॉनिक स्टोरेज स्पेस अक्सर अपने भौतिक समकक्ष की तुलना में कम जगह लेते हैं।

डिजिटल संग्रह

दस्तावेज़ प्रबंधन प्रणालियाँ स्वयं दस्तावेज़ों के भंडारण की अनुमति देती हैं और पिछले संस्करणों के लिए भी। यह समय के साथ संशोधनों को ट्रैक करने में मदद कर सकता है और पुराने दस्तावेज़ों पर वापस लौटने में सक्षम होने का एक अतिरिक्त लाभ प्रदान करता है। हालाँकि, यदि यह जानकारी व्यवस्थित और सही ढंग से संग्रहीत नहीं है, तो बहुत सारे दस्तावेज़ और संस्करण उपलब्ध हो सकते हैं, जिससे उपयोगकर्ताओं को सूचना अधिभार की समस्या हो सकती है।

केंद्रीकृत स्थान

दस्तावेज़ प्रबंधन प्रणाली एक केंद्रीकृत भंडारण स्थान है जहां कई उपयोगकर्ता एक केंद्रीय स्थान से सबसे वर्तमान और अद्यतित दस्तावेज़ तक पहुंच सकते हैं। दस्तावेज़ों तक यह आसान पहुँच कई उपयोगकर्ताओं के बीच सहयोग का समर्थन करती है। दस्तावेज़ों का केंद्रीकृत स्थान उपयोगकर्ताओं को दस्तावेज़ों के आसान वितरण को भी बढ़ावा देता है। हालांकि, एक ही स्थान पर डिजिटल दस्तावेजों का इलेक्ट्रॉनिक भंडारण एक अतिरिक्त सुरक्षा जोखिम पैदा कर सकता है जब तक कि इलेक्ट्रॉनिक सिस्टम की सुरक्षा के लिए अतिरिक्त सुरक्षा नहीं जोड़ी जाती।

अतिरिक्त उपयोगिता उपकरण

इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ प्रबंधन प्रणाली के भीतर दस्तावेज़ों का इलेक्ट्रॉनिक रूप से भंडारण और प्रबंधन उपयोगिता उपकरणों को अतिरिक्त सुविधाएँ प्रदान करने की अनुमति देता है जो उनके भौतिक समकक्ष में उपलब्ध नहीं थे। प्रत्येक दस्तावेज़ को हाथ से खोजने की तुलना में इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ों में खोजना आसान है। हालाँकि इनमें से कई उपकरण अनावश्यक हो सकते हैं और कंपनियों के लिए मूल्य से अधिक लागत वाले हो सकते हैं।