औपचारिक ईमेल को कैसे संबोधित करें

औपचारिक ईमेल को संबोधित करते समय सावधानी बरतें। एक टेलीफोन वार्तालाप में शामिल होने के दौरान, आप उस पल में चुन सकते हैं और चुन सकते हैं कि आप आगे क्या कहना चाहते हैं - और एक संवाददाता को कैसे प्रतिक्रिया दें - ईमेल संदेश तुरंत दूसरे व्यक्ति को पूर्ण रूप में भेजे जाते हैं। औपचारिक ईमेल स्पष्टता, सटीक और असाधारण वाक्य रचना की मांग करते हैं। उचित इलेक्ट्रॉनिक मेल संदेशों का निर्माण एक पेशेवर छवि प्रस्तुत करता है और यह सुनिश्चित करता है कि आपके संचार शीर्ष पर हैं।

चरण 1

औपचारिक अभिवादन के साथ ईमेल की शुरुआत करें। व्यक्तिगत संवाददाताओं को "श्री" के रूप में नमस्कार करें। या "सुश्री।" -- लेकिन संवाददाता के लिंग की दोबारा जांच करें यदि उनका नाम अस्पष्ट है। किसी महिला को "मिस" या "मिसेज" कहने से बचना चाहिए, क्योंकि इन विशेषताओं के अधिक विशिष्ट अर्थ होते हैं - इनमें से कोई भी आपके संवाददाता को संदर्भित नहीं कर सकता है। "प्रिय टेरी" के साथ एक ईमेल शुरू करें, उदाहरण के लिए, यदि आप संवाददाता के लिंग के बारे में सुनिश्चित नहीं हैं। उदाहरण के लिए, "प्रिय टीम लीडर्स" वाले लोगों के संग्रह को संबोधित करें।

चरण दो

संवाददाता के साथ तुरंत संबंध स्थापित करें। ईमेल का मुख्य भाग यह घोषित करके प्रारंभ करें कि आप कौन हैं -- यदि आवश्यक हो -- और आप संवाददाता से कैसे परिचित हैं। आप उस व्यक्ति के साथ संवाद क्यों कर रहे हैं और आपका पत्राचार क्यों महत्वपूर्ण है, इस पर ध्यान देना जारी रखें। सभी औपचारिक ईमेल स्पष्ट और संक्षिप्त रखें। हर समय विषय पर बने रहें और त्रुटिहीन व्याकरण और वाक्य रचना प्रदर्शित करें।

चरण 3

अपना नाम लिखने से पहले ईमेल को "सबसे ईमानदारी से," "सर्वश्रेष्ठ सादर," या किसी अन्य हस्ताक्षरकर्ता अभिवादन के साथ समाप्त करें। अपने नाम के नीचे अपनी संपर्क जानकारी शामिल करें -- डाक पता, सीधा फोन नंबर, फैक्स नंबर, ईमेल पता और वेबसाइट यूआरएल।

ईमेल भेजने से पहले सभी नामों और व्याकरण की वर्तनी की दोबारा जांच करें। विषय पंक्ति के लिए एक छोटा और संक्षिप्त शीर्षक बनाएं -- यह सुनिश्चित करना कि यह सीधे ईमेल की सामग्री से संबंधित है। उदाहरण के लिए, "डबलिन पार्क प्रोजेक्ट अपडेट", एक मजबूत और सरल शीर्षक है जो संवाददाता को यह बताता है कि सामग्री एक विशिष्ट उद्यम पर नई जानकारी से संबंधित है।