ऑडिटिंग के लिए एक्सेल का उपयोग कैसे करें

एक्सेल में लेखा परीक्षकों के लिए कई उपयोगी विशेषताएं हैं। डेटा को स्प्रेडशीट में डालने और विभिन्न परीक्षण और विश्लेषण करने की क्षमता एक्सेल को एक शक्तिशाली ऑडिट टूल बनाती है। इसका उपयोग करना आसान है और अधिकांश लेखा परीक्षकों के लिए आसानी से उपलब्ध है। एक्सेल कई प्रकार के विश्लेषणात्मक परीक्षण कर सकता है जिनमें शामिल हैं: बेनफोर्ड का नियम, क्षैतिज और ऊर्ध्वाधर विश्लेषण, अनुपात विश्लेषण, प्रतिगमन विश्लेषण, सांख्यिकी, स्तरीकरण और उम्र बढ़ने। यह कई प्रकार के डेटा विश्लेषण भी कर सकता है, जिनमें शामिल हैं: संलग्न करें और मर्ज करें, क्रॉस टेबुलेट और पिवट टेबल, डुप्लिकेट का पता लगाएं, और अंतराल, निकालें और फ़िल्टर करें, शामिल हों और संबंधित करें, नमूना, सॉर्ट, सारांश और उप-योग (संदर्भ संख्या 1)।

चरण 1

पहले ऑडिट की जा रही इकाई से डेटा प्राप्त करें। इसमें केवल लेखा प्रणाली तक पहुंच शामिल हो सकती है या इसमें परीक्षण के लिए डेटा डाउनलोड करना शामिल हो सकता है। प्रत्येक ऑडिट में लेखांकन लेनदेन पर परीक्षण चलाना शामिल है। जबकि एक्सेल 65,536 पंक्तियों तक सीमित है, डेटा सेट को अक्सर "स्प्रेडशीट आकार" में संक्षेपित किया जा सकता है, जिससे एक्सेल को विश्लेषण उद्देश्यों के लिए उपयोग किया जा सकता है (संदर्भ संख्या 1)। इसका एक अच्छा उदाहरण वित्तीय विवरणों का अनुपात विश्लेषण है।

चरण दो

डेटा से सांख्यिकीय नमूने बनाएं। नमूनाकरण आपको डेटा के समूहों पर परीक्षण करने की अनुमति देता है जो डेटा आबादी के प्रतिनिधि हैं। उदाहरण के लिए, आप भुगतान किए गए चालानों के एक नमूने का परीक्षण करने के लिए चयन कर सकते हैं जो भुगतान किए गए चालानों की पूरी आबादी का प्रतिनिधित्व करता है। यदि नमूने में समस्याएं हैं तो यह पूरी आबादी के साथ समस्याओं का संकेत है और आप आवश्यकतानुसार परीक्षण का विस्तार कर सकते हैं।

चरण 3

अपने नमूने को एक्सेल स्प्रेडशीट में निर्यात करें। एक्सेल में आप अपने नमूने पर कई तरह के परीक्षण चला सकते हैं और अन्य समान ऑडिट पर उपयोग किए जाने के लिए टेम्पलेट सेट कर सकते हैं। एक बार जब आप अपने टेम्प्लेट सेट कर लेते हैं तो नए डेटा के साथ फिर से उसी टेम्प्लेट का उपयोग करना आसान होता है, आपको हर बार पहिया को फिर से स्थापित करने की आवश्यकता नहीं होती है।

चरण 4

अपने नमूना डेटा पर परीक्षण चलाएँ। दो प्रकार के ऑडिट सॉफ़्टवेयर परीक्षण होते हैं, जो प्रकृति में विश्लेषणात्मक होते हैं और जो वास्तविक विस्तृत डेटा के विश्लेषण को लागू करने पर केंद्रित होते हैं। विश्लेषणात्मक परीक्षण वित्तीय और गैर-वित्तीय डेटा के विभिन्न घटकों के बीच संबंधों का मूल्यांकन है ताकि यह आकलन किया जा सके कि खाता शेष उचित प्रतीत होता है, उदाहरण के लिए अनुपात विश्लेषण। लेन-देन परीक्षण विस्तृत डेटा विश्लेषण का एक उदाहरण है। विश्लेषणात्मक और विस्तृत परीक्षण के परिणाम एक्सेल स्प्रेडशीट में उस डेटा के साथ दर्ज किए जा सकते हैं जिस पर यह लागू होता है।

अपने परीक्षण और विश्लेषण से निष्कर्ष निकालें और अपने एक्सेल स्प्रेडशीट को दस्तावेज़ीकरण के रूप में संदर्भित करें। जहां समस्याओं या निष्कर्षों की पहचान की जाती है, एक्सेल स्प्रेडशीट पर डेटा को उस विवरण की प्रतियों के संदर्भ में देखें जो समस्याओं या निष्कर्षों का दस्तावेजीकरण करते हैं। एक्सेल स्प्रैडशीट्स को प्रत्येक स्प्रेडशीट के पीछे पंक्तिबद्ध सहायक विवरण के साथ आपके कार्य पत्रों को व्यवस्थित करने के लिए लीड शीट के रूप में उपयोग किया जा सकता है।