इनवॉइसिंग के लिए माइक्रोसॉफ्ट एक्सेस का उपयोग कैसे करें

Microsoft Access डेटाबेस के साथ अपने व्यावसायिक लेन-देन पर नज़र रखें। टेबल और रिपोर्ट का उपयोग करके, आप घंटे, मजदूरी और ग्राहक जानकारी लॉग कर सकते हैं, और उन्हें एक चालान के साथ प्रदर्शित कर सकते हैं। हर बार जब आपको किसी क्लाइंट को बिल करने की आवश्यकता होती है, तो मैन्युअल रूप से एक कस्टम चालान बनाने के बजाय, एक्सेस स्वचालित रूप से चालान उत्पन्न कर सकता है जिसे आप देख, प्रिंट या ईमेल कर सकते हैं। आपके द्वारा बनाई गई रिपोर्ट में सभी चालान होंगे, इसलिए जब भी आपको पिछले चालानों की समीक्षा करने की आवश्यकता होगी तो आपको दस्तावेज़ों की खोज नहीं करनी पड़ेगी।

चरण 1

पृष्ठ के शीर्ष पर रिबन के "बनाएं" टैब पर "टेबल डिज़ाइन" बटन पर क्लिक करके एक "ग्राहक" तालिका बनाएं जिसमें आपके सभी ग्राहक या ग्राहक जानकारी शामिल हो। "टेबल डिज़ाइन" टूल आपको रिक्त टेम्पलेट से तालिका बनाने की अनुमति देता है। अपने ग्राहक के नाम, संपर्क जानकारी और विशिष्ट आईडी नंबर के लिए फ़ील्ड शामिल करें।

चरण दो

एक "चालान" तालिका बनाएं जिसमें प्रत्येक व्यावसायिक लेनदेन के बारे में जानकारी हो। स्थान, लागत और अन्य आवश्यक विवरण के लिए फ़ील्ड जोड़ें। प्रत्येक लेन-देन के लिए एक ग्राहक निर्दिष्ट करने के लिए, "ग्राहक नाम" फ़ील्ड जोड़ें, डेटा प्रकार के रूप में "लुकअप विज़ार्ड" चुनें और "ग्राहक" तालिका से लिंक करें।

चरण 3

अपनी "चालान" तालिका के "ग्राहक नाम" फ़ील्ड में नाम प्रदर्शित करने के लिए "लुकअप विज़ार्ड" में ग्राहक का नाम फ़ील्ड चुनें। यह चरण "ग्राहक" और "चालान" तालिकाओं के बीच संबंध बनाता है, और डेटा अतिरेक को कम करता है। प्रत्येक व्यावसायिक लेनदेन के लिए ग्राहक की संपर्क जानकारी टाइप करने के बजाय, आप "ग्राहक" तालिका में केवल एक बार जानकारी संग्रहीत करते हैं।

चरण 4

रिबन पर "बनाएं" टैब से "रिपोर्ट विज़ार्ड" बटन का चयन करके "चालान" रिपोर्ट बनाएं। रिपोर्ट पर प्रदर्शित करने के लिए "चालान" तालिका में अपने सभी फ़ील्ड और "ग्राहक" तालिका से ग्राहक संपर्क जानकारी चुनें। रिपोर्ट के लेआउट को बदलने के लिए "रिपोर्ट विज़ार्ड" की अंतिम स्क्रीन पर "रिपोर्ट के डिज़ाइन को संशोधित करें" का चयन करें।

चरण 5

एक पृष्ठ शीर्षलेख और पाद लेख जोड़ें, और अपनी कंपनी की संपर्क जानकारी, लोगो और चालान की शर्तें शामिल करें। प्रति पृष्ठ केवल एक लेन-देन प्रदर्शित करने के लिए रिपोर्ट के विवरण अनुभाग का आकार बढ़ाएँ। अपनी रिपोर्ट पर परिकलित नियंत्रण रखकर और "=[BillableHours]*[Wage]" जैसे व्यंजक इनपुट करके उप-योग और योग जोड़ें।

अपनी रिपोर्ट सहेजें और इसे एक वर्णनात्मक शीर्षक के साथ नाम दें। अपनी रिपोर्ट की सामग्री और लेआउट की समीक्षा करने के लिए "प्रिंट पूर्वावलोकन" दृश्य पर स्विच करें।