फैक्स कवर शीट क्या है?

इलेक्ट्रॉनिक संचार में तकनीकी प्रगति के बावजूद, फैक्स मशीन 2015 तक दस्तावेजों के प्रसार का एक महत्वपूर्ण तरीका है। फैक्स कवर शीट प्राप्तकर्ताओं को सचेत करने में महत्वपूर्ण भूमिका निभाते हैं कि फैक्स किसे प्राप्त करना चाहिए, और इसमें क्या है।

प्रेषक और रिसीवर

फैक्स कवर शीट के प्राथमिक कार्यों में से एक दस्तावेज़ के प्रेषक और प्राप्तकर्ता की पहचान करना है। जबकि कवर शीट वैकल्पिक हैं, बुनियादी संपर्क जानकारी की कमी से प्रसारण खो सकता है। यदि इच्छित प्राप्तकर्ता फ़ैक्स नहीं उठाता है, तो कवर शीट पर "प्राप्तकर्ता" अलर्ट दस्तावेज़ को सही व्यक्ति तक पहुंचने में मदद करता है। इसके अलावा, एक फ़ैक्स प्राप्तकर्ता जो प्रेषक के नाम को पहचानता है, दस्तावेज़ को अधिक तेज़ी से संबोधित कर सकता है। कई कंपनियों के पास पृष्ठ पर पहले से मुद्रित उनके नाम और लोगो के साथ टेम्पलेट-आधारित फ़ैक्स कवर शीट हैं।

दस्तावेज़ विवरण

एक विशिष्ट फ़ैक्स कवर शीट में फ़ैक्स भेजे जाने के कारण, या दस्तावेज़ संलग्नक पर टिप्पणियों के लिए एक अनुभाग भी होता है। यह खंड तब उपयोगी होता है जब किसी प्रेषक को इस बात की चिंता हो कि क्या कोई प्रसारण को गंभीरता से लेगा। यदि कोई व्यवसाय एक अवांछित बोली प्रस्ताव प्रस्तुत करता है, उदाहरण के लिए, कवर शीट सामग्री के माध्यम से पढ़ने के प्राप्तकर्ता को लाभ बता सकती है। दस्तावेजों पर विवरण प्राप्तकर्ता को यह भी याद दिला सकता है कि फैक्स की गई सामग्री पिछली चर्चा या समझौते का पालन करती है।

दिनांक और पृष्ठ संख्या

प्रसारण की तिथि और भेजे गए पृष्ठों की संख्या भी कवर शीट पर सामान्य तत्व हैं। दोनों रिकॉर्ड कीपिंग और सटीकता के लिए महत्वपूर्ण हैं। फैक्स पर एक तिथि एक प्रेषक को यह प्रमाणित करने देती है कि वह एक विशेष समय सीमा जमा करने से मिला है। अधूरे प्रसारण से बचाने के लिए फ़ैक्स में पृष्ठों की संख्या बहुत महत्वपूर्ण है। एक कवर शीट में लिखा हो सकता है, "कवर शीट सहित 5 पेज।" यह प्राप्तकर्ता को सचेत करता है कि प्रसारण में कुल पाँच पृष्ठ होने चाहिए। यदि कोई गुम है, तो प्राप्तकर्ता प्रेषक को अधूरे दस्तावेज़ के बारे में सचेत कर सकता है।

अतिरिक्त जानकारिया

फ़ैक्स कवर पेज का उपयोग कुछ दस्तावेज़ों के साथ गोपनीयता और सुरक्षा प्रकटीकरण को व्यक्त करने के लिए भी किया जाता है। सरकारी एजेंसियां, वित्तीय संस्थान और कानूनी कार्यालय उन संगठनों में से हैं जिनके कवर शीट पर गोपनीयता या गोपनीयता विवरण हो सकते हैं। यह विवरण प्राप्तकर्ता को संलग्नक की नाजुक प्रकृति के प्रति सचेत करता है और गोपनीय दस्तावेजों की सुरक्षा में जवाबदेही सुनिश्चित करने में मदद करता है। फ़ैक्स कानूनी रूप से प्राप्तकर्ता को संविदात्मक या नियामक आवश्यकताओं के लिए बाध्य कर सकते हैं। कुछ कंपनियां मेमो जैसे दस्तावेज़ भेजने के लिए फ़ैक्स ट्रांसमिशन का उपयोग करती हैं, और एक पृष्ठ पर सारांश या संक्षिप्त संदेश के साथ केवल कवर शीट शामिल करती हैं।